De nada te sirve tener archivos perfectamente organizados si los tienes en el sótano de la empresa. Lleva los archivos más actuales cerca de ti, a ser posible a un lado para que no debas levantarte para archivar los documentos, está demostrado que si debes hacerlo, simplemente lo dejarás sobre tu escritorio.
Para el computador es similar, aunque pueda parecer difícil de creer, en un computador debes priorizar para no llenar el escritorio de documentos y no de carpetas importantes.
Crea carpetas que puedan almacenar documentos dependiendo de su tipo y guárdalas en el escritorio, organiza los archivos por tipo, temas o destinatarios, a ser posible crea un árbol lógico que te lleve al documento así:
- Carpeta: Cartas
- Subcarpeta: Cartas 2015
- Archivo: Carta al señor xxxx
Clasifícalo alfabéticamente
Crea una clasificación alfabética por criterios, es decir, crea criterios que envuelvan los temas usuales como empresa, persona, ventas, adquisiciones, permisos y dentro de ellos ordena alfabéticamente todos los archivos.
Para el computador es mucho más sencillo, programa el gestor de archivos para que organice las carpetas por orden alfabético.
Mantén cerca un paquete con carpetas nuevas o recicladas listas para usar, recuerda, el proceso de archivar documentos debe ser fácil, rápido y sencillo.
A ser posible, etiqueta algunas carpetas de forma que solo debas escribir sobre la etiqueta a que tema o área pertenece.
Mantén libres los archivadores
Los archivadores que emplees siempre deben estar a ¾ o menos de su capacidad, esto para facilitar la tarea de archivar. Si vez un archivador lleno, te resistirás a guardar documentos y estos quedarán fuera bajo riesgo de perderse.
Para lograr esto purga el archivador periódicamente, si no puedes hacerlo porque los documentos almacenados son importantes. Entonces mueve aquellos archivos con menor probabilidad a ser consultados a archivadores más alejados de tu espacio de trabajo.
Esta misma técnica aplica para los computadores, mantén limpias tus carpetas con frecuencia y organiza archivos no visitados regularmente en otras carpetas.
Etiqueta tus carpetas
Puedes emplear un generador de etiquetas automático, esto con el fin de mantener el orden en tu archivador.
Para las carpetas en tu computador, conviene emplear etiquetas sencillas para la carpeta principal, etiquetas más complejas para las secundarias y terciarias y nombres con palabras claves para los documentos.
Compra un buen archivador
Un archivador de calidad siempre será mejor a uno de escasa calidad, solo debes pensar que uno de buena calidad durará por años, mientras es revisado una y otra vez, sin generar ruido excesivo al deslizar sus cajones. Un archivador de escasa calidad empieza a sonar a los pocos meses de uso.
En caso de archivador colgantes
- Etiqueta las carpetas y no los colgadores, así puedes moverlas sin necesidad de llevarte los colgadores contigo.
- Utiliza una carpeta por colgador.
- Así como mantienes carpetas vacías mantén colgadores vacíos.
Depura tus archivos al menos una vez al año
Escoge una fecha cada año para depurar tu archivador de todos esos documentos que no vale la pena almacenar porque no serán revisados. Almacena aquellos que sí y deja espacio libre en el archivador.
Puedes realizar depuraciones parciales cuando tengas algo de tiempo libre como cuando esperas al teléfono o esperas una actualización del computador.
Para purgar material debes preguntarte:
- ¿Tiene algún valor lo que estoy archivando?
- ¿Lo usas regularmente?
- ¿Es difícil de reemplazar?
- ¿Está desactualizado?
- ¿Tiene importancia legal?
Para el computador vale la misma normativa, limpia las carpetas en una fecha prevista eliminado todo aquello que estás seguro no se necesitará de nuevo.
Si no estás seguro puedes subirlo a un servicio de almacenamiento en la nube.
Cómo archivar en el computador?
En el punto anterior te expliqué algunos pasos típicos que deberías seguir con tu computador, sin embargo, en este punto ahondaremos más en el tema:
Utiliza nomenclatura sencilla y consistente
Dale a tus carpetas nombres que sepas recordar, que sean sencillos y expliquen que contienen.
Aplica este sistema con todos los tipos de archivos que debas manejar.
Tu nomenclatura debe ser:
- Directa, con nombres cortos y breves.
- Utiliza abreviaturas para explicar el contenido del archivo.
- Agrupa por tema o por año.
- No incluyas carpetas con demasiadas subcarpetas.
- Usa mayúsculas y minúsculas para resaltar el nombre,
- Utiliza simboles para recalcar un punto importante.
Deja en el escritorio lo que necesites
Todas aquellas carpetas que necesites debes tenerlas a la mano, aquellas que no, déjalas en documentos o una carpeta afín.
Ahorra espacio con archivos .zip
Si necesitas almacenar archivos importantes que usas poco, comprímelos en un zip. Cuando los requieras solo debes descomprimirlos y utilizarlos.
Crea backups
Si bien un archivo en papel puede deteriorarse, uno en una computadora puede perderse fácilmente. Protege tus documentos manteniéndolos en la nube y en un dispositivo de almacenamiento extraíble.
Esto previene cualquier problema relacionado a la perdida de datos y archivos importantes.
Pregunta en tu empresa sobre las políticas y costumbres a la hora de almacenar datos, algunas por seguridad no permiten el uso de memorias extraíbles y otras no permiten el almacenamiento en la nube.
Importancia de archivar documentos adecuadamente
Hace algunos años mientras estudiaba Calidad y Productividad, así como gestión empresarial. Comprendí la absoluta importancia que tiene el archivar adecuadamente los documentos.
Pues según nuestros amigos los japoneses y su gestión basada en las 6 S un entorno ordenado es un entorno productivo, solo imagina lo siguiente:
Te encuentras listo para presentar tu último proyecto en la universidad. Sólo requieres esa última carta que te dieron tus tutores académicos hace meses al aceptar tu proyecto y la cual, en tu estrés has perdido en tu habitación.
Tienes dos opciones:
- La buscas y pierdes tiempo valioso.
- Solicitas una nueva y pierdes aún más tiempo valioso.
Si trasladas esta situación a un entorno laboral, el problema se complica aún más. Imagina que se traspapelan documentos importantes, cheques o cartas de despido o de aceptación. Esto ralentiza a la empresa, genera pérdidas e incluso, puede llevarte a perder tu propio empleo.
Siempre recordaré una oportunidad cuando una secretaria de reemplazo tomó las riendas de la oficina de mi padre, en una semana había organizado todos los archivos del lugar en carpetas que, hasta la fecha, habían permanecido completamente vacías.
Esto facilitaba la ubicación de documentos y la aprobación de proyectos rápidamente.
